2023年最新版 請求書を送るメールについて知っておくべきこと
請求書を送るメールは、ビジネスマンにとって非常に重要な手段です。しかし、誤った方法で送信すると、受信側に不快感を与えることがあります。本記事では、請求書を送る場合に注意すべき点やポイント、例などを紹介し、効果的な請求書送付メールの作成方法を解説していきます。 請求書送付メールとは何か? 請求書送付メールとは、ビジネス上利用される電子メールの一種です。発注者が発注した商品やサービスに対し、請求書を添付してメールを送信することで、支払いの催促を行うものです。 請求書送付メールのメリットとデメリット メリット 迅速な対応が可能 紙の書類よりもコスト削減に繋がる 環境にやさしい デメリット 電子メールの不具合によってデータが消失する可能性がある メールの迷惑フォルダに入って見落とされる可能性がある 請求書送付先の情報が誤っている場合、エラーが生じる 請求書送付メールの作成方法 請求書送付メールの作成にあたっては、以下のポイントに注意する必要があります。 1. タイトルには必ず「請求書」を入れる 受信者が見ただけで内容が理解できるように、タイトルには必ず「請求書」を入れましょう。例えば、「株式会社〇〇 請求書」というように、わかりやすく明示することが大切です。 2. 宛名にも気をつける 宛名には、相手の氏名や役職、所属部署などが含まれることが多いです。業界や企業によっては、敬称や肩書きの使い方に一定のマナーがあるため、事前に確認しておくことをおすすめします。 3. ファイル名にも注意する 添付する請求書のファイル名にも注意しましょう。わかりやすく整理されたファイル名をつけることで、受信者にとっても扱いやすくなります。 4. 内容に必要な情報を詳細に記載する 請求書送付メールは、相手からの支払いを促すために作成されるものです。そのため、内容に必要な情報を詳細に記載することが大切です。以下に必要な項目を挙げます。 請求書の番号 発注者・請求先の名前、住所、電話番号 商品やサービスの詳細な説明 見積もりと請求金額の記載 期限や支払い方法の説明 5. 誤字や 文法のチェックを行う 請求書送付メールは、ビジネス上で非常に重要な手段であり、作成する際には慎重さが必要です。不適切なメールを送信してしまうと、相手に迷惑をかけることになります。そのため、必ず文法のチェックを行い、誤字や脱字、文章の書き方についても注意を払いましょう。 請求書送付メールの例文 請求書送付メールの例文を以下に示します。 件名:株式会社〇〇 請求書 拝啓、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 この度は、当社からお取引させていただきました商品/サービスの請求書を添付いたしましたので、ご確認ください。 [請求書番号] [発注者名] [請求先名] [住所] [電話番号] [商品/サービスの詳細] [見積もりと請求金額の記載] [期限や支払い方法の説明] 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 今後とも、よろしくお願いいたします。...